Publics

Tout public

Objectifs

Paramétrer ses deux messageries (affichage, signature, réponse automatique, notifications)
Organiser sa boîte avec dossiers, libellés et catégories cohérents entre Outlook et Gmail
Créer des règles (Outlook) et des filtres (Gmail) pour trier automatiquement le courrier entrant
Traiter ses e-mails avec une méthode simple (4D) et gagner du temps avec les modèles et l’envoi
programmé.
Repérer un e-mail frauduleux et sécuriser ses comptes

Pré-requis

Aucun

PROGRAMME

Cinq modules, chacun traité en parallèle dans Outlook et dans Gmail

Module 1 – Paramétrer ses messageries

• Choisir un affichage lisible : volet de lecture, mode conversation, densité

• Boîte de réception Prioritaire (Outlook) et onglets / types de boîte de réception (Gmail). • Créer une signature professionnelle (coordonnées, logo, mentions utiles)

• Configurer la réponse automatique d’absence

• Régler les notifications sur ordinateur et smartphone pour limiter les interruptions

• Option : regrouper le compte Gmail dans Outlook pour tout gérer au même endroit

Module 2 – Organiser et classer

• Construire une arborescence simple (5 à 7 dossiers maximum) commune aux deux boîtes

• Dossiers et catégories de couleur (Outlook) ; libellés et couleurs (Gmail)

• Archiver plutôt que supprimer : comprendre la différence

• Indicateurs de suivi (Outlook) et suivis / étoiles (Gmail)

Module 3 – Automatiser avec les règles et les filtres

• Outlook : créer une règle depuis un message, puis depuis le gestionnaire de règles (expéditeur, objet, mots-clés, déplacement, catégorie)

• Outlook : les Actions rapides pour les gestes répétitifs. • Gmail : créer un filtre depuis la recherche (libeller, archiver, marquer comme important, transférer)

• Gérer les newsletters : se désabonner ou les classer automatiquement

• Courrier indésirable : expéditeurs bloqués et approuvés

Module 4 – Retrouver et traiter plus vite

• Recherche avancée : expéditeur, date, pièce jointe, mots-clés (opérateurs Gmail from:, has:attachment, older_than:)

• Méthode des 4D : Supprimer, Déléguer, Faire tout de suite (moins de 2 minutes), Différer

• Modèles de réponse (Outlook et Gmail) pour les messages récurrents

• Envoi programmé, annulation d’envoi, mise en attente (Gmail)

• Bonnes pratiques de rédaction : objet clair, destinataires (À, Cc, Cci), pièces jointes lourdes

Module 5 – Sécuriser sa messagerie

• Reconnaître un e-mail d’hameçonnage (phishing) : expéditeur, liens, urgence, pièces jointes

• Activer la validation en deux étapes sur les deux comptes

• Mots de passe : robustesse et gestionnaire

Moyens pédagogiques et techniques

Alternance d'apports théoriques, d'échanges, de travaux pratiques et de réflexion.
Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
Documents supports de formation projetés. Alternance d'apports théoriques, d'échanges, de travaux pratiques et de réflexion.

Équipe pédagogique

Cette formation est animée par un consultant professionnel expert dans le domaine visé.

Suivi & évaluation

Evaluation orale et écrite en cours et en fin de formation.

Débouchés

Non concerné