Publics

Dirigeants, responsables de service, collaborateurs, assistants administratifs, collectivités et associations.

Objectifs

Mettre en place une organisation documentaire simple, sécurisée et conforme afin de protéger les données de l'entreprise, faciliter leur exploitation et utiliser l'intelligence artificielle en toute confiance.

À l'issue de la formation, les participants seront capables de :
- Identifier les différentes catégories de données utilisées dans leur entreprise.
- Comprendre les obligations essentielles du RGPD et de la CNIL.
- Identifier les données personnelles et les traitements soumis à réglementation.
- Mettre en place une organisation documentaire efficace.
- Choisir les bonnes solutions de stockage, de partage et d'archivage.
- Sécuriser les accès et les sauvegardes.
- Utiliser l'intelligence artificielle sans compromettre la confidentialité des informations.
- Élaborer un premier plan d'organisation des données de leur entreprise.

Pré-requis

Aucun

PROGRAMME

• Module 1 – Comprendre les données de son entreprise
• Module 2 – Organiser efficacement ses documents
• Module 3 – Sécuriser ses données
• Module 4 – IA et gestion des données

Matin
Comprendre et organiser ses données
Tour de table.
Identifier les données manipulées dans son entreprise.
Comprendre les obligations CNIL
Atelier : reconnaître les données personnelles
Construire une arborescence documentaire efficace
Définir des règles de classement.

Après-midi
Sécuriser et exploiter les données
Organiser un espace documentaire partagé (Google Drive, Microsoft OneDrive ou serveur interne).
Mettre en place une stratégie de sauvegarde.
Atelier IA : analyser un classement documentaire et proposer des améliorations
Élaborer un registre simplifié des traitements
Construire sa check-list de conformité
Définir un plan d'action personnalisé.

Moyens pédagogiques et techniques

Apports illustrés par des exemples d'entreprises.
Analyse de situations concrètes.
Ateliers collaboratifs.
Exercices pratiques.
Utilisation de l'IA pour organiser les données.
Construction d'une organisation documentaire directement applicable..

Minimum de 1 personne pour ouverture de session. Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation. Documents supports de formation projetés. 

Suivi et modalités d'évaluation

Diagnostic initial.
Exercices pratiques.
Cas concrets.
Quiz final.
Élaboration d'un plan d'action.
Auto-évaluation.

Livrables

À l'issue de la journée, chaque participant repart avec :
- Registre simplifié des traitements (RGPD)
- Check-list de conformité CNIL / RGPD
- Modèle d'arborescence documentaire
- Charte interne de nommage des fichiers
- Guide des bonnes pratiques Drive / OneDrive
- Plan de sauvegarde simplifié
- Fiche "Partager un document en toute sécurité"
- Guide "Utiliser l'IA sans exposer ses données confidentielles"
- Plan d'action personnalisé à 30 jours

Equipe pédagogique

Cette formation est animée par une consultante professionnelle, experte dans le domaine visé.

Débouchés

Non concerné